Factur-X : tout comprendre sur le format e-facture obligatoire

A partir de septembre 2026, toutes les entreprises francaises devront recevoir des factures electroniques. Le format retenu par l'administration fiscale est Factur-X — un format hybride qui combine un PDF lisible et un fichier XML structure. Mais qu'est-ce que ca signifie concretement pour un artisan du batiment ?

Ce guide technique vous explique le fonctionnement de Factur-X, les differents profils disponibles et comment vous mettre en conformite. Pour le calendrier general de la reforme, consultez notre guide sur la facturation electronique 2026.

Qu'est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un standard franco-allemand de facturation electronique, conforme a la norme europeenne EN 16931. Developpe conjointement par le Forum National de la Facture Electronique (FNFE-MPE) et son equivalent allemand (FeRD), il est reconnu sous le nom ZUGFeRD 2.x en Allemagne.

Son principe est simple : une facture Factur-X est un fichier PDF/A-3 qui contient un fichier XML embarque en piece jointe. Le PDF est lisible par n'importe qui (client, comptable, administration), tandis que le XML permet le traitement automatique par les logiciels.

• Pour l'humain : un PDF classique que vous pouvez ouvrir, imprimer, envoyer par email
• Pour la machine : un XML structure avec les montants, taux de TVA, references, dates — extractibles automatiquement
• Un seul fichier : pas besoin de gerer deux fichiers separes, tout est dans le PDF

Fonctionnement : PDF + XML embarque

Techniquement, une facture Factur-X est construite en 3 couches :

1. Le PDF/A-3 : un PDF au format d'archivage longue duree (norme ISO 19005-3). Contrairement a un PDF classique, le PDF/A-3 peut embarquer des pieces jointes
2. Le XML CII : un fichier nomme factur-x.xml embarque dans le PDF, au format UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Ce XML contient toutes les donnees structurees de la facture
3. Les metadonnees XMP : des informations integrees dans le PDF qui indiquent aux logiciels qu'il s'agit d'une facture Factur-X et quel profil est utilise

En pratique : vous ne voyez rien de tout cela. Votre logiciel de facturation genere le PDF avec le XML embarque automatiquement. Le resultat ressemble a une facture PDF normale — la difference est invisible a l'oeil nu.

Les 6 profils Factur-X

Factur-X definit 6 niveaux de detail dans le XML, du plus simple au plus complet :

1. Minimum

Donnees essentielles uniquement : numero de facture, date, montant total, identifiants vendeur/acheteur. Suffisant pour la transmission a l'administration fiscale.

2. Basic WL (Without Lines)

Ajout des informations de TVA ventilees par taux, conditions de paiement et references. Pas de detail par ligne de facture.

3. Basic

Ajout du detail par ligne : designation, quantite, prix unitaire, taux de TVA par ligne. C'est le niveau recommande pour la plupart des artisans.

4. EN 16931 (Comfort)

Conformite complete a la norme europeenne EN 16931. Inclut toutes les informations du profil Basic plus les references de commande, les periodes de facturation et les informations de livraison.

5. Extended

Donnees supplementaires pour les cas complexes : acomptes, retenues de garantie, escomptes conditionels, informations specifiques par secteur.

6. XRechnung

Profil specifique aux marches publics allemands. Non utilise en France.

Factur-X vs UBL vs CII

La reforme francaise accepte trois formats de donnees structurees :

• Factur-X (CII embarque dans PDF) : le format recommande en France. Avantage : le PDF reste lisible par tous, meme sans logiciel specifique
• UBL (Universal Business Language) : un XML autonome, sans PDF. Tres utilise dans les marches publics europeens (Chorus Pro). Inconvenient : illisible sans logiciel
• CII pur (Cross Industry Invoice) : un XML autonome au format UN/CEFACT. Utilise dans les echanges internationaux. Meme inconvenient que l'UBL

Pour un artisan, Factur-X est le meilleur choix : vos clients peuvent ouvrir la facture comme un PDF normal, et les logiciels comptables extraient les donnees automatiquement. C'est le meilleur des deux mondes.

Artisan : quel profil choisir ?

Pour un artisan du batiment, le profil Basic ou EN 16931 est recommande :

• Le profil Basic suffit pour la majorite des factures : il inclut le detail par ligne (designation, quantite, prix unitaire, TVA), ce qui permet au comptable du client de tout verifier
• Le profil EN 16931 est preferable si vous travaillez avec des marches publics ou de grandes entreprises qui exigent la conformite europeenne complete
• Le profil Extended peut etre utile si vous pratiquez des acomptes et retenues de garantie de 5 % ou des conditions de paiement complexes

En pratique, vous n'avez pas a choisir manuellement : votre logiciel de facturation genere le bon profil automatiquement en fonction des donnees de votre facture.

Comment generer une facture Factur-X

Trois options pour generer des factures Factur-X :

Option 1 : Logiciel de facturation compatible

La solution la plus simple. Votre logiciel genere les factures au format Factur-X nativement, sans intervention de votre part. Verifiez que votre logiciel est bien compatible avant septembre 2026.

Option 2 : Conversion par la PDP

Certaines plateformes de dematerialisation (PDP) proposent de convertir vos factures PDF classiques en Factur-X. Le PDF est analyse par OCR, les donnees sont extraites et le XML est genere. Inconvenient : risque d'erreurs de reconnaissance.

Option 3 : Generation manuelle (deconseille)

Il est techniquement possible de creer le XML a la main et de l'embarquer dans un PDF/A-3. Mais cette approche est reservee aux developpeurs et n'est pas viable pour un artisan.

DeclarPro : Factur-X natif

DeclarPro genere des factures au format Factur-X profil EN 16931 nativement :

• Chaque facture PDF contient le XML CII embarque conforme a la norme EN 16931
• TVA multi-taux (5,5 %, 10 %, 20 %) correctement ventilee dans le XML
• Compatible franchise en base de TVA (motif d'exoneration dans le XML)
• Acomptes et situations de chantier geres dans le format Extended
• Validation automatique de la conformite du XML avant generation
• Interface avec les PDP pour la transmission automatique

Essayez DeclarPro gratuitement pendant 14 jours et generez vos premieres factures Factur-X en quelques minutes.

FAQ

Mes anciennes factures PDF sont-elles encore valides ?

Oui. Les factures emises avant l'entree en vigueur de l'obligation restent valides dans leur format d'origine. L'obligation Factur-X ne s'applique qu'aux nouvelles factures emises apres la date d'obligation (septembre 2027 pour les TPE).

Le client peut-il refuser une facture Factur-X ?

Non. Une facture Factur-X est un PDF parfaitement lisible. Le client l'ouvre comme n'importe quel PDF. Il ne verra aucune difference visuelle — le XML est embarque de maniere invisible.

Factur-X est-il accepte par les plateformes de dematerialisation ?

Oui. Factur-X est l'un des trois formats officiellement acceptes par les PDP et le PPF, avec l'UBL et le CII pur. C'est le format le plus utilise en France pour les PME et TPE.

Quelle est la difference entre Factur-X et ZUGFeRD ?

Factur-X et ZUGFeRD 2.x sont le meme standard, porte par deux noms differents selon le pays. En France, on parle de Factur-X. En Allemagne, de ZUGFeRD. Les specifications techniques sont identiques.