Registre et traçabilité des fluides frigorigènes : guide

Le registre et la traçabilité des fluides frigorigènes ne tiennent pas dans un seul document. Les textes en demandent plusieurs, tenus par des personnes différentes : une fiche d'intervention pour chaque opération, un registre par équipement, une déclaration annuelle à l'organisme qui a délivré l'attestation de capacité, un bordereau pour les fluides usagés. Ce guide, écrit pour le frigoriste, le climaticien et le chauffagiste qui pose des pompes à chaleur, dit qui garde quoi, pendant combien de temps et sur quel texte.

Les textes cités sont ceux du règlement (UE) 2024/573 et du code de l'environnement, lus le 3 novembre 2026. Ce guide ne reprend ni l'ensemble du règlement, traité dans le guide du règlement F-Gas 3, ni les catégories et les démarches de l'attestation, traitées dans le guide de l'attestation de capacité, ni le fonctionnement de Trackdéchets, détaillé dans le guide Trackdéchets.

Registre et traçabilité des fluides frigorigènes : les traces à garder

Le code de l'environnement précise que les documents, fiches et registres des articles R. 543-79 à R. 543-82 peuvent être établis sous forme électronique (R. 543-83). Un classeur papier n'est donc pas exigé.

Deux mots reviennent et ne désignent pas la même personne. Le détenteur est celui qui exerce un pouvoir réel sur le fonctionnement technique de l'équipement, qu'il en soit propriétaire ou non (R. 543-76). L'opérateur est l'entreprise qui intervient à titre professionnel : mise en service, entretien, réparation sur le circuit, contrôle d'étanchéité, récupération, charge (R. 543-76). Le règlement européen parle, lui, d'exploitant : l'entreprise qui exerce un pouvoir réel sur le fonctionnement technique des équipements (article 3, point 5).

La fiche d'intervention

L'opérateur établit une fiche d'intervention pour chaque opération de manipulation de fluide (R. 543-82). Pour un équipement dont la charge dépasse 3 kilogrammes de HCFC, ou 5 tonnes équivalent CO2 de HFC ou de PFC, la fiche est signée par l'opérateur et par le détenteur, qui conserve l'original. L'opérateur et le détenteur en gardent chacun un exemplaire au moins cinq ans à compter de la signature, et le tiennent à disposition des opérateurs qui interviennent ensuite sur l'équipement et de l'administration (R. 543-82).

L'arrêté du 29 février 2016 (article 11) liste ce que la fiche mentionne : les coordonnées de l'opérateur et son numéro d'attestation de capacité, la date et la nature de l'intervention, la nature, la quantité et l'installation de destination du fluide récupéré, et la quantité éventuellement réintroduite dans l'équipement. Il impose le formulaire Cerfa n° 15497 comme fiche pour les interventions relevant des catégories d'activité I à IV de l'arrêté du 30 juin 2008, jusqu'au 31 décembre 2026. Le contenu du formulaire est détaillé dans le guide F-Gas, et vous pouvez en produire un gratuitement avec l'outil de fiche d'intervention Cerfa 15497.

Côté détenteur, l'article R. 543-80 ajoute une règle distincte : pour un équipement de plus de 3 kilogrammes de HCFC ou de plus de 5 tonnes équivalent CO2 de HFC ou de PFC, le détenteur conserve au moins cinq ans les documents qui attestent que les contrôles d'étanchéité ont été faits, et les tient à disposition des opérateurs ultérieurs et de l'administration. Pour l'artisan, la conséquence pratique est de remettre au client une fiche lisible et de garder la sienne.

Le registre de l'équipement

Le registre est une obligation du règlement européen, pas de la fiche. L'article 7 du règlement (UE) 2024/573 impose aux exploitants d'équipements qui doivent faire l'objet d'un contrôle d'étanchéité au titre de l'article 5, paragraphe 1, d'établir et de conserver, pour chaque pièce de ces équipements, un registre. Sont concernés notamment les équipements fixes de réfrigération, de climatisation et les pompes à chaleur (listes de l'article 5, paragraphes 2 et 3, qui comprennent aussi d'autres équipements) qui contiennent 5 tonnes équivalent CO2 ou plus de gaz fluorés de l'annexe I, ou 1 kilogramme ou plus de ceux de la section 1 de l'annexe II. Les équipements hermétiquement scellés et étiquetés comme tels échappent au contrôle, donc au registre, quand ils contiennent soit moins de 10 tonnes équivalent CO2 de gaz de l'annexe I, soit moins de 2 kilogrammes de gaz de la section 1 de l'annexe II. Par dérogation, dans un bâtiment résidentiel, ils n'y sont pas soumis en dessous de 3 kilogrammes, s'ils sont étiquetés hermétiquement scellés (article 5, paragraphe 1).

Le registre consigne, selon l'article 7, paragraphe 1 :

• la quantité et le type de gaz contenus, avec la quantité ajoutée à l'installation ;
• les quantités ajoutées pendant la maintenance ou à cause d'une fuite, avec la date ;
• la quantité de gaz récupérée ;
• en cas d'ajout, la quantité, le type, et s'ils sont recyclés ou régénérés (avec l'installation concernée) ;
• l'identité de l'entreprise qui a installé, entretenu, réparé, contrôlé ou mis hors service l'équipement, avec son numéro de certificat, et, pour une personne morale, la personne physique qui a réalisé les opérations ;
• les dates et résultats des contrôles d'étanchéité et des réparations de fuites ;
• si l'équipement est mis hors service, les mesures prises pour récupérer et éliminer les gaz.

Durée : les exploitants conservent le registre au moins cinq ans, et les entreprises qui interviennent pour leur compte en gardent des copies au moins cinq ans, sauf si le registre est conservé dans une base de données établie par les autorités de l'État membre (article 7, paragraphe 2). Le registre est mis à la disposition de l'autorité compétente ou de la Commission sur demande.

Un registre particulier existe en plus pour les équipements dotés d'un système permanent de détection de fuites : l'exploitant le tient à jour avec les fluides pour lesquels le système est adapté, la liste des opérations d'entretien et le résultat des vérifications, faites au moins une fois tous les douze mois (arrêté du 29 février 2016, article 3, IV).

La déclaration annuelle de l'opérateur

Chaque année, l'opérateur envoie à l'organisme qui a délivré son attestation de capacité une déclaration portant sur l'année civile précédente (R. 543-100). L'article R. 543-100 ne cite que quatre rubriques (quantités acquises, chargées, récupérées et cédées) et les stocks. Le détail ci-dessous et la date viennent de l'arrêté : l'opérateur s'engage, dans son dossier, à envoyer la déclaration au plus tard le 31 janvier de chaque année (arrêté du 30 juin 2008, article 1, 5°, puis arrêté du 21 novembre 2025, article 1, 5°). Pour la déclaration de janvier 2027, c'est l'arrêté de 2025 qui s'applique : les deux arrêtés fixent la même date ; celui de 2008 est abrogé au 31 décembre 2026, celui de 2025 est obligatoire au 1er janvier 2027 (article 9). La déclaration porte sur l'établissement visé par l'attestation et, pour chaque fluide, sur les quantités :

• acquises, à titre onéreux ou gratuit ;
• chargées dans des équipements, en distinguant les équipements neufs de la maintenance ;
• récupérées, en distinguant les équipements en fin de vie de la maintenance ;
• remises à un distributeur ;
• traitées sous la responsabilité de l'opérateur (recyclées, régénérées ou détruites) ;
• cédées à un autre opérateur, à un distributeur ou à un producteur ;
• en stock au 1er janvier et au 31 décembre, en distinguant les fluides neufs des déchets de fluides frigorigènes.

C'est la raison pour laquelle les fiches d'intervention et les mouvements de bouteilles se tiennent au fil de l'année : la déclaration se déduit d'eux. À défaut d'envoi, l'organisme agréé peut suspendre l'attestation jusqu'à la réception, après avoir mis l'opérateur en mesure de présenter ses observations (R. 543-101). Les démarches d'obtention et de maintien de l'attestation sont décrites dans le guide de l'attestation de capacité.

Le BSFF pour les fluides usagés

Un fluide récupéré qui devient déchet se suit par un bordereau électronique, appelé BSFF, sur Trackdéchets. L'arrêté du 26 juillet 2022 s'applique aux déchets de fluides frigorigènes des catégories CFC, HCFC et HFC, y compris les HFO, codifiés 14 06 01* (article 1). Le bordereau est rempli par l'émetteur, l'opérateur qui collecte le fluide ou le détenteur du déchet, puis confirmé par le transporteur, l'installation de destination et, après traitement, par celle qui traite (article 3).

Un lien avec la fiche d'intervention est écrit, mais seulement pour la collecte en petites quantités : quand le déchet provient d'une telle collecte et d'opérations qui exigent une fiche d'intervention, l'émetteur indique sur le bordereau les numéros des fiches visées à l'article R. 543-82 (arrêté du 26 juillet 2022, article 3, A). Pour savoir dans quels cas un BSFF est exigé et comment l'émettre, voir le guide Trackdéchets.

Les textes sur les déchets prévoient par ailleurs un registre chronologique, conservé au moins trois ans, pour les producteurs et collecteurs de déchets (R. 541-43, I). Ce guide ne tranche pas si le frigoriste en est dispensé pour les fluides usagés : voir la fin du guide.

Achats, récupération, retour au distributeur

Les mouvements de fluide laissent des traces à trois endroits, et les textes en fixent les règles :

• Achat : les distributeurs ne vendent ou ne cèdent les fluides qu'à d'autres distributeurs, à des producteurs d'équipements préchargés ou à des opérateurs titulaires de l'attestation de capacité (R. 543-84). Le distributeur tient un registre de ces cessions, conservé cinq ans (R. 543-85) : l'achat de l'artisan y figure, avec son numéro d'attestation (arrêté du 29 février 2016, article 9). Gardez de votre côté vos factures et bons de livraison : ils alimentent les quantités « acquises » de la déclaration annuelle.
• Récupération : tout fluide retiré lors d'une charge, d'une mise en service, d'un entretien ou d'un contrôle d'étanchéité doit être entièrement récupéré, et le retrait et la récupération de l'intégralité du fluide sont obligatoires lors du démantèlement (R. 543-88). Le dégazage dans l'atmosphère est interdit, sauf nécessité de sécurité des personnes (R. 543-87). Recharger un équipement dont les fuites sont identifiées est interdit, sous réserve de R. 543-90 (R. 543-89).
• Fluide qui ne peut pas être réutilisé : l'opérateur soit le remet à un distributeur, avec les emballages ayant contenu des fluides, soit le fait traiter sous sa responsabilité (R. 543-92). Les distributeurs ont de leur côté une obligation de reprise (R. 543-91). Quel que soit le choix, il se retrouve dans les quantités remises à un distributeur ou traitées de la déclaration annuelle.

Quand un dégazage a émis plus de 20 kilogrammes en une fois, ou plus de 100 kilogrammes cumulés sur l'année civile, le détenteur de l'équipement en informe le représentant de l'État dans le département et prend les dispositions pour éviter que cela se reproduise (R. 543-87).

Ce que prévoit la loi quand la trace manque

Le détail des amendes vient de deux articles du code de l'environnement, lus sur Légifrance, et des articles 131-13 et 131-41 du code pénal : une contravention de 3e classe est punie de 450 euros au plus pour une personne physique, soit 2 250 euros au plus pour une personne morale (quintuple) ; une contravention de 5e classe, de 1 500 euros au plus, soit 7 500 euros pour une personne morale.

• 3e classe, pour l'opérateur (R. 543-122, 3°) : ne pas établir de fiche d'intervention (R. 543-82 et R. 543-83), ne pas adresser à l'organisme agréé les informations de la déclaration annuelle (R. 543-100), ne pas l'informer d'un changement (R. 543-102), acquérir des fluides sans être titulaire de l'attestation (R. 543-84).
• 5e classe (R. 543-123, I) : le détenteur qui ne fait pas contrôler l'étanchéité des équipements soumis à ce contrôle et ne prend pas toutes mesures pour mettre fin aux fuites constatées (R. 543-79) ; l'opérateur ou le détenteur qui dégaze (R. 543-87) ; l'opérateur qui ne récupère pas intégralement le fluide (R. 543-88), qui recharge un équipement dont les fuites sont identifiées (R. 543-89), ou qui ne remet pas aux distributeurs, ou ne fait pas traiter, les fluides et emballages non traités (R. 543-92 et R. 543-93).

Les articles R. 543-122 et R. 543-123 lus ne visent pas expressément la conservation, pendant cinq ans, des documents de l'article R. 543-80, ni la tenue du registre de l'article 7 du règlement européen. Le règlement renvoie les sanctions aux États membres (article 31), et ce guide n'a pas relevé quelle disposition française les porte. Gardez ces traces : les textes les prévoient et les mettent à la disposition de l'autorité sur demande.

Tenir ces traces dans DéclarPro

Dans DéclarPro, la fiche d'intervention fluides frigorigènes se remplit pendant la manipulation. Elle est établie d'après le Cerfa 15497*04 : ce n'est pas le formulaire officiel rempli, et il n'y a ni dépôt ni télétransmission vers l'administration. DéclarPro produit en PDF un extrait de registre par équipement, assemblé à partir des fiches et des contrôles d'étanchéité que vous avez enregistrés : ce n'est pas le registre complet de l'exploitant, et les informations absentes des fiches sont indiquées « non saisies ». Le stock se suit bouteille par bouteille (réceptions, charges, récupérations, cessions, destructions, pesées). Un rapport annuel est généré depuis ces mouvements ; son envoi à l'organisme agréé reste à faire de votre côté. DéclarPro prépare aussi le BSFF et le transmet à Trackdéchets. Pour le détail côté métier, voir la page DéclarPro pour frigoristes et climaticiens. Pour savoir si un contrôle d'étanchéité est exigé sur un équipement, le calcul de la tonne équivalent CO2 d'un fluide est gratuit et sans compte.

Ce que ce guide ne tranche pas

Les textes lus ne disent pas : la durée de conservation du BSFF sur Trackdéchets ; si le frigoriste est dispensé du registre chronologique de l'article R. 541-43 pour les fluides usagés (cet article renvoie à des arrêtés d'exemption que ce guide n'a pas lus) ; si la France a mis en place la base de données publique qui dispenserait de conserver le registre de l'article 7 ; si un acte d'exécution de la Commission a fixé un format du registre (article 7, paragraphe 6) ; l'usage du Cerfa 15497 pour les catégories A1 à E de l'arrêté du 21 novembre 2025, applicables à compter du 1er janvier 2027, car l'article 11 de l'arrêté de 2016, tel que lu, vise les catégories I à IV de l'arrêté de 2008, valables jusqu'au 31 décembre 2026. Les articles de l'arrêté du 29 février 2016 cités ici ont été lus une seule fois. Pour ces points, interrogez l'organisme agréé et reportez-vous aux textes.

Questions fréquentes

Combien de temps garder la fiche d'intervention ?

Au moins cinq ans à compter de la signature, pour l'opérateur comme pour le détenteur, quand l'équipement contient plus de 3 kg de HCFC ou plus de 5 tonnes équivalent CO2 de HFC ou de PFC (R. 543-82). En dessous de ces seuils, l'article ne fixe pas de durée.

Qui tient le registre d'un équipement ?

L'exploitant, c'est-à-dire l'entreprise qui exerce un pouvoir réel sur le fonctionnement technique de l'équipement. Les entreprises qui interviennent pour son compte en conservent des copies au moins cinq ans (règlement (UE) 2024/573, article 7).

Quand envoyer la déclaration annuelle ?

Au plus tard le 31 janvier de chaque année, à l'organisme qui a délivré l'attestation de capacité, pour l'année civile précédente. L'obligation d'envoi vient de l'article R. 543-100 ; la date vient de l'arrêté (engagement de l'opérateur, arrêtés du 30 juin 2008 et du 21 novembre 2025, article 1, 5°).

Peut-on tenir ces documents sur ordinateur ?

Oui : les documents, fiches et registres des articles R. 543-79 à R. 543-82 peuvent être établis sous forme électronique (R. 543-83).