Réception PAC air/eau : préparer le dossier remis au client

Pour préparer la réception de votre PAC air/eau, nous vous proposons de réunir un dossier facile à retrouver. Présentez le matériel, les réglages expliqués et les points restant à traiter. Privilégiez des informations correspondant à l’installation réelle.

Ce guide propose des conseils d’organisation documentaire et un déroulé de rendez-vous. Cette checklist n’est pas une liste d’obligations réglementaires. Pour le sujet du procès-verbal, consultez notre article sur le PV de réception.

Réception PAC air/eau : réunir les bonnes pièces

Nous vous proposons de distinguer les ensembles suivants :

• le matériel posé : références, unités, numéros de série et photographies utiles ;
• son utilisation : notices pertinentes, présentation des commandes et réglages effectivement expliqués ;
• le suivi du chantier : compte rendu de mise en service, liste des pièces remises et points ouverts.

Écartez les notices d’accessoires non installés. Si une documentation couvre plusieurs modèles, indiquez celui qui correspond au chantier. Le client ne devrait pas avoir à deviner quelle page concerne sa pompe à chaleur.

Préparer une fiche de synthèse lisible

Préparez une page de synthèse pour indexer les documents techniques et les explications remises. Renvoyez aux notices du matériel pour les instructions d’utilisation.

Vous pouvez y inscrire :

• l’adresse du chantier et sa référence interne ;
• les références de l’unité extérieure et des équipements associés ;
• la date du rendez-vous de présentation ;
• l’emplacement des principales commandes ;
• les documents présents et leur version ;
• les coordonnées à utiliser pour une question ou un incident ;
• les points nécessitant encore une intervention.

Donnez aux fichiers les mêmes noms que dans cet index. « Notice unité extérieure » est plus utile que « scan final 3 ». Lorsqu’une pièce est attendue, marquez-la explicitement comme manquante.

Expliquer les choix sans promettre une consommation

L’ADEME souligne l’importance d’un bilan thermique avant l’installation pour évaluer les besoins. Pour le dossier client, nous proposons de conserver les références des documents sur lesquels reposent les choix de l’installation.

Présentez ensuite les paramètres expliqués au client : mode de fonctionnement, consigne, programmation et place de l’appoint, si l’installation en possède un. Reprenez uniquement les informations validées pour le matériel présent.

Si vous joignez une estimation de consommation, identifiez-la comme telle. Conservez ses hypothèses. Ne la présentez pas comme une mesure ou une économie garantie.

Faire une démonstration adaptée à l’usage réel

Préparez un parcours court : identifier la commande, retrouver la température demandée, lire un message et savoir à qui le signaler. Laissez le client réaliser une manipulation simple après votre démonstration, dans le cadre prévu par la notice.

Pour un logement utilisé par plusieurs personnes, demandez qui aura besoin de retrouver les informations. Prévoyez avec le client un emplacement accessible aux personnes concernées.

Nous recommandons de noter les fonctions effectivement présentées et les questions posées. Si une réponse dépend d’un contrôle ultérieur, inscrivez cette action au suivi plutôt que de donner une réponse approximative pendant le rendez-vous.

Exemple fictif : un dossier incomplet repéré avant remise

Un installateur prépare le dossier d’une maison rénovée. La notice correspond au bon modèle, mais la référence du thermostat sur la fiche de synthèse vient d’un ancien devis. La comparaison avec la photographie du matériel posé permet de corriger ce décalage.

Pendant la présentation, le client demande comment modifier la programmation lors d’une absence. Le technicien montre le parcours prévu par la notice et inscrit cette explication dans son compte rendu. Une pièce documentaire manque encore : elle reste visible dans la liste des actions, avec un responsable désigné.

Cet exemple est fictif. Utilisez-le comme suggestion de vérification croisée entre le chantier, les notices et le dossier remis.

Séparer les points terminés des points à suivre

Préparez une liste distincte des questions encore ouvertes. Pour chaque point, décrivez le constat, l’action envisagée et la personne chargée de la suite. Actualisez la liste après réception de la pièce attendue ou réalisation de l’intervention.

Décrivez précisément ce que vous avez remis ou présenté. Ne présentez pas cette checklist documentaire comme une attestation de conformité technique.

Pour approfondir le volet fluides, consultez notre guide F-gas. Dans votre index, identifiez séparément les fiches de chaque intervention.

Préparer la réception et son suivi dans DéclarPro

Lorsque vous réunissez les pièces de la PAC, DéclarPro peut vous aider à préparer la partie documentaire du chantier. Le produit propose une note de dimensionnement PAC ainsi qu’un PV de réception dont le formulaire complet permet de renseigner le verdict et les réserves. Le PDF du PV prévoit des emplacements vierges pour les signatures de l’entreprise et du maître d’ouvrage.

Pour la note de dimensionnement PAC, vous renseignez notamment la température de base, les déperditions calculées et la puissance du générateur. Il s’agit d’un document de saisie : ne comptez pas sur ce formulaire pour calculer automatiquement les déperditions du logement.

Les références des photos prises dans le parcours mobile sont enregistrées dans le document, à condition que sa création réussisse. Les photos disponibles peuvent être jointes en annexe du PDF généré. Un échec de constitution de l’annexe n’empêche pas la génération du PDF : vérifiez la présence des images dans le fichier final avant de le remettre au client.

Ces documents complètent les notices et les pièces propres au matériel posé. Découvrez le PV de réception DéclarPro et consultez un exemple de PV.

Questions fréquentes

Comment utiliser cette checklist ?

Utilisez-la comme une proposition d’organisation documentaire. Adaptez-la au matériel posé et aux pièces disponibles pour votre chantier.

Faut-il tout imprimer ?

Choisissez avec le client un support accessible. Notre recommandation est de fournir un index clair et des fichiers ouvrables, puis de vérifier qu’ils ont bien été reçus.

Que faire d’un réglage modifié après la remise ?

Conservez une version datée de la nouvelle information et précisez la modification. Ne remplacez pas silencieusement la fiche initiale si elle reste utilisée comme référence.

Passer de la checklist au dossier de réception

Découvrez les documents proposés aux chauffagistes, puis préparez vos premiers documents dans DéclarPro.