Export FEC comptable : simplifier sa déclaration pour artisans

Le FEC (Fichier des Ecritures Comptables) est un fichier que toute entreprise tenant une comptabilite informatisee doit pouvoir produire en cas de controle fiscal. Pour un artisan du batiment, c'est souvent un sujet opaque, delegue au comptable sans vraiment comprendre ce qu'il contient ni pourquoi il est important.

Ce guide vous explique concretement ce qu'est le FEC, quand il est exige, et comment le generer automatiquement pour simplifier votre comptabilite.

Qu'est-ce que le FEC ?

Le FEC est un fichier numerique standardise qui contient l'ensemble de vos ecritures comptables sur un exercice fiscal donne. Il a ete rendu obligatoire par l'article L47 A-1 du Livre des procedures fiscales (LPF), en vigueur depuis le 1er janvier 2014.

Concretement, le FEC repertorie :

• Chaque ecriture comptable (vente, achat, paiement, encaissement)
• Les numeros de compte, libelles, dates et montants
• Les references des pieces justificatives (factures, releves)
• Le sens de chaque ecriture (debit ou credit)

Le format est strictement defini : un fichier texte a plat (CSV ou TXT) avec 18 colonnes obligatoires dans un ordre precis, separees par des tabulations ou des pipes.

Qui est concerne ?

L'obligation de produire un FEC concerne toute entreprise qui tient sa comptabilite de maniere informatisee. En pratique :

• SARL, SAS, EURL, SASU : oui, obligatoirement
• Entreprise individuelle au reel : oui, si la comptabilite est tenue sur ordinateur
• Micro-entreprise : non, sauf si vous tenez volontairement une comptabilite informatisee au-dela du simple livre des recettes

Important : meme si votre comptable tient votre comptabilite, c'est vous (le chef d'entreprise) qui etes responsable de la production du FEC en cas de controle. Votre comptable le genere pour vous, mais l'obligation legale est la votre.

Contenu et format du FEC

Le FEC contient 18 colonnes obligatoires (article A47 A-1 du LPF) :

1. JournalCode — Code du journal (VE, AC, BQ...)
2. JournalLib — Libelle du journal
3. EcritureNum — Numero de l'ecriture
4. EcritureDate — Date de l'ecriture (AAAAMMJJ)
5. CompteNum — Numero de compte
6. CompteLib — Libelle du compte
7. CompAuxNum — Numero de compte auxiliaire
8. CompAuxLib — Libelle du compte auxiliaire
9. PieceRef — Reference de la piece justificative
10. PieceDate — Date de la piece
11. EcritureLib — Libelle de l'ecriture
12. Debit — Montant au debit
13. Credit — Montant au credit
14. EcritureLet — Lettrage
15. DateLet — Date de lettrage
16. ValidDate — Date de validation
17. Montantdevise — Montant en devise
18. Idevise — Identifiant de la devise

Le nom du fichier doit suivre la convention SirenFECAAAAMMJJ.txt (par exemple : 123456789FEC20261231.txt).

Le FEC en cas de controle fiscal

Lors d'un controle fiscal, le verificateur demande le FEC en priorite. Voici ce qui se passe :

1. Avis de verification : vous recevez un courrier recommande vous informant du controle (delai minimum : 2 jours ouvrables)
2. Remise du FEC : vous devez fournir le fichier dans les 15 jours suivant la premiere intervention du verificateur
3. Analyse automatisee : le verificateur utilise des logiciels (ALTO2, ACL) pour detecter les anomalies : doublons, ecritures non equilibrees, lacunes de numerotation, ecarts de TVA

Sanctions en cas de non-remise

• 5 000 EUR d'amende si le FEC n'est pas remis dans les delais (article 1729 D du CGI)
• Rejet de la comptabilite : le verificateur peut reconstituer vos recettes par estimation, ce qui est generalement defavorable
• Amende de 1 500 EUR par exercice si le fichier est non conforme au format requis

Les erreurs courantes a eviter

• Factures sans numero sequentiel : la numerotation doit etre chronologique et continue. Une rupture (FA-001, FA-003) declenche immediatement un signalement
• Ecritures non equilibrees : chaque ecriture comptable doit avoir un total debit egal au total credit
• Dates incoherentes : une facture datee du 15 mars avec une ecriture comptable du 10 mars est une anomalie
• Comptes auxiliaires manquants : chaque client et fournisseur doit avoir un compte auxiliaire identifie
• TVA mal ventilee : les montants de TVA dans le FEC doivent correspondre exactement aux declarations de TVA deposees

Simplifier la relation avec votre comptable

La qualite du FEC depend directement de la qualite des donnees que vous transmettez a votre comptable. Voici comment simplifier la relation :

• Numerotez vos factures correctement : une sequence continue, sans trou, sans doublon
• Conservez toutes les pieces : chaque ecriture du FEC doit avoir une piece justificative (facture, releve bancaire, note de frais)
• Separez bien les taux de TVA : en tant qu'artisan du batiment, vous appliquez souvent 3 taux differents (5,5 %, 10 %, 20 %) — chaque taux doit etre clairement identifie
• Exportez vos donnees regulierement : un export mensuel ou trimestriel est plus facile a verifier qu'un export annuel
• Utilisez un logiciel compatible FEC : un bonlogiciel de facturation genere un FEC exploitable directement par votre comptable

DeclarPro : export FEC automatique

DeclarPro genere un FEC conforme a l'article A47 A-1 du LPF en un clic :

• 18 colonnes conformes au format reglementaire
• Numerotation automatique des ecritures, sans trou ni doublon
• TVA multi-taux correctement ventilee (5,5 %, 10 %, 20 %)
• Comptes auxiliaires generes automatiquement pour chaque client
• Export par periode : mensuel, trimestriel ou annuel
• Format compatible avec tous les logiciels comptables (Cegid, Sage, ACD, Pennylane...)

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FAQ

Mon comptable genere deja le FEC. Pourquoi m'en preoccuper ?

Votre comptable genere le FEC a partir des donnees que vous lui fournissez. Si vos factures sont mal numerotees, si des pieces manquent ou si la TVA est mal ventilee, le FEC sera non conforme — et c'est vous qui serez sanctionne, pas votre comptable. Un bon logiciel de facturation garantit des donnees propres en amont.

Le FEC est-il obligatoire pour les micro-entreprises ?

Non, sauf si vous tenez volontairement une comptabilite informatisee complete. Les micro-entreprises ne sont tenues qu'a un livre des recettes (et un registre des achats pour les activites mixtes). Cependant, si vous utilisez un logiciel de facturation, celui-ci peut generer un FEC — ce qui est un avantage en cas de controle.

Combien de temps dois-je conserver le FEC ?

Le FEC doit etre conserve pendant 6 ans a compter de la derniere operation enregistree (article L102 B du LPF). En pratique, conservez-le 10 ans pour couvrir aussi les obligations du Code de commerce.

Que se passe-t-il si mon FEC contient des erreurs ?

Le verificateur signalera les anomalies et vous demandera des explications. Des erreurs mineures (libelles imprecis) sont tolerees. Des erreurs majeures (ecritures non equilibrees, numerotation discontinue, TVA incoherente) peuvent entrainer un rejet de la comptabilite et une reconstitution des recettes par l'administration — generalement defavorable au contribuable.